Archives pour la catégorie Les chapeaux

Articles sur la gestion des ressources dans l’entreprise au niveau des employés, les tâches liées aux différents postes, etc.

La valeur d’une structure d’équipe!

Femme chef d'entreprise

LA PERSONNE PLUS INDIVIDUALISTE DOIT DÉVELOPPER SON ESPRIT D’ÉQUIPE.

UN DÉFI POUR LE CHEF D’ENTREPRISE!

Une structure d’équipe est vitale pour accroître le rendement et l’efficacité d’une entreprise, car fondamentalement, une entreprise EST une équipe.

La bâtisse, le produit ou le service, le chiffre d’affaire; tous ces éléments bien qu’importants ne sont en fait rien sans l’équipe elle-même.

Toute équipe se doit d’avoir une structure, une manière claire de fonctionner mettant en valeur la contribution de chacun.

Il doit s’agir d’une structure que chacun adopte et met en application amenant graduellement même les gens plus individualistes à développer un esprit d’équipe.

Le tout en vue d’amener les gens à travailler ensemble de manière efficace.

Une équipe, contrairement à certaines croyances, n’est pas un ensemble de gens où chacun fait tout et n’importe quoi. C’est un ensemble de gens coordonnés et structurés travaillant ensemble.

Un chef d’entreprise a donc trois choix:

-Faire qu’une personne plus individualiste devienne meilleure joueuse d’équipe! Ce qui est possible avec une bonne structure d’équipe.

-Laisser la structure d’équipe disparaître à l’avantage des gens individualistes! Ce qui mènera l’entreprise à l’échec.

-Laisser les gens plus individualistes partir! Ce qui fera gagner l’entreprise à court, moyen et long terme.

 

Faites votre choix!

 

Un simple manque d’informations qui peut facilement passer pour de la stupidité.

Utilisé - Entrepreneur découragé

Lorsqu’on juge qu’une personne agit de façon irréfléchie et stupide dans un domaine ou à un poste, il est sage de présumer d’abord et avant tout qu’elle doit tout simplement manquer d’informations.

Après des milliers d’heures passées dans les entreprises à travailler avec un grand nombre d’employés de tout genre ainsi que leurs gestionnaires, on peut en conclure la chose suivante :

Les employés sont loin d’être stupides. La plupart du temps, ils manquent tout simplement d’informations et de formation concernant leur poste. Dès qu’on forme et informe correctement un membre de l’équipe, son niveau de compétence augmente de façon très notable.

C’est ce que nous constatons au quotidien!

ÉTIQUETER UNE PERSONNE PEUT ÊTRE UNE GRAVE ERREUR!

Celui qui fait preuve de stupidité serait celui qui refuse toutes informations relatives au domaine ou au sujet qu’il désire maîtriser.

Tant qu’une personne est apte à apprendre et qu’elle le désire, elle peut s’améliorer et elle le fera.

Il est trop facile de tomber dans la mauvaise habitude d’étiqueter les gens ou ses employés de « stupides », alors que la source du problème n’est qu’un manque d’informations et de formation.

LE MANQUE D’INFORMATIONS!

LE MANQUE D’INFORMATIONS existant dans le domaine du management, de la gestion et de l’organisation est surprenant.

Il s’agit de la cause principale qui se cache derrière plusieurs erreurs souvent qualifiées de « stupides » au sein d’une entreprise.

À l’exception de quelques rares cas, une fois l’information transmise correctement, la personne devient plus stable et rentable pour l’entreprise.

MANQUE D’INFORMATIONS À PROPOS DE QUOI?

On peut manquer d’informations à l’égard de plusieurs aspects d’une entreprise, provoquant par le fait même un manque de coordination et de compétence à l’intérieur du groupe lui-même.

On peut manquer d’informations concernant les buts et les objectifs des dirigeants, concernant la raison pourquoi un certain règlement a été mis en place, etc.

Un dirigeant peut manquer d’informations sur la raison pour laquelle un employé est surchargé et éprouve de la difficulté à faire son travail.

 

En bref, un dirigeant, un patron ou un employé est souvent loin d’être stupide. En grande majorité, il manque d’informations.

Bien comprendre ceci pourrait vous éviter de mauvaises conclusions, et un bon grand nombre d’erreurs de gestion!

 

Entreprise professionnelle ou entreprise amateur?

Femme chef d'entreprise

Dans tous les domaines de la vie, on reconnait les vrais professionnels!

Peu importe le secteur, que ce soit un professionnel de la santé, un joueur de hockey professionnel ou un commis à la caisse des plus professionnels, ils se distinguent tous des autres!

Pour atteindre et conserver le statut professionnel dans un métier donné, les exigences, les standards et les normes se révèlent beaucoup plus élevés et définis. La médiocrité et la moindre erreur ne sont plus permises et la perfection est sans cesse recherchée.

Il y a tout un monde entre l’amateur et le professionnel.

LA DIFFÉRENCE QU’ON NE S’EXPLIQUE PAS SOUVENT.

La différence se trouve dans le détail.

Les détails; ces éléments souvent considérés comme secondaires.

Lorsqu’une personne domine sa profession, un domaine ou un sport, tout le monde observe les résultats notables atteints et tous s’entendent sur ses compétences. Tout le monde admire également l’apparente et déconcertante facilité que tout professionnel exerce vis-à-vis de sa profession, du domaine ou du sport en question.

Par contre, ce qui n’est pas vu la plupart du temps, c’est l’attention que ce professionnel porte au moindre détail de son travail, son domaine ou son sport, alors que c’est exactement ce qui, en fin de compte, le distingue des autres, et lui vaut le qualificatif de professionnel.

Avec la connaissance, la pratique et le soin nécessaire, chacun peut devenir un professionnel dans son travail et démontrer avec brio les compétences qui sauront le distinguer des autres!

C’est pourquoi chaque poste au sein de toute entreprise doit contenir un manuel d’emploi décrivant tous les détails importants de ce poste pour que le personnel le mette en application jusqu’au moindre détail et occupe le poste de manière professionnelle.

C’est ce que nous appelons un «CHAPEAU».

Cela est vrai pour un chef d’équipe, un cuisinier, un soudeur, un commis aux pièces, ou tout autre poste. Cela est vrai pour tout le monde!

Lorsque chaque poste est tenu de façon professionnelle, vous vous retrouvez immanquablement avec une PME professionnelle.

C’est dans les détails qu’une PME se distingue des autres; sans compter que bien souvent, ces détails ne coûtent rien, et ils donnent, qui plus est, une valeur ajoutée à l’entreprise!

SE DÉGAGER ET SE LIBÉRER

La solution pour les entrepreneurs

Avec un bon système d’organisation, c’est possible!

Même une plus petite entreprise de quelques employés doit être ordonnée pour graduellement offrir au propriétaire la possibilité de se dégager, et ce, sans compromettre ou mettre en péril la croissance de l’entreprise. Peu importe le temps requis pour y parvenir, un chef d’entreprise doit réussir, peu à peu, à se libérer. Il s’agit véritablement d’un processus graduel, qui se fait par étape.

Tout propriétaire doit pouvoir « sortir » du train-train quotidien de son entreprise pour se concentrer sur ce qu’on s’attend réellement de lui, c’est-à-dire diriger et guider l’avenir de l’entreprise à l’opposé de se laisser engloutir par celle-ci. On s’attend de lui qu’il mène la barque de son entreprise plutôt qu’être contraint d’exécuter les tâches quotidiennes et vitales de celle-ci. Il s’agit d’une façon d’entrevoir son rôle d’entrepreneur tout à fait différemment. C’est un nouveau point de vue, mais c’est possible et nécessaire de le faire!

Cela est possible uniquement avec un bon système d’organisation mis en place et pensé exprès pour les PME!

Mettre en place une structure et bien organiser son entreprise : un investissement ou une simple dépense?

Entrepreneur découragé

Tout chef d’entreprise a l’habitude d’investir dans ses équipements, d’investir dans un système informatique, d’investir sur la bâtisse, et ainsi de suite. Mais investir dans l’amélioration de la structure de son entreprise? C’est plutôt nouveau!

Par expérience, nous savons qu’il semble toujours exister une raison valable pour ne pas investir le temps et l’argent nécessaire pour bien structurer son entreprise.

Pourtant, il y a d’énormes gains à aller chercher en structurant celle-ci!

À court terme, les entreprises peuvent généralement se passer de « s’organiser ».

Mais lorsqu’un chef d’entreprise et son équipe commencent à goûter à une meilleure organisation, ils ne s’en passent plus. C’est alors qu’ils réalisent le coût énorme qu’ils défrayaient inconsciemment en « manquant d’organisation ». Les coûts, bien que cachés, sont gigantesques, et très réels.

Le prix d’un programme d’organisation est relatif. La valeur d’une telle dépense doit être vue comme un investissement, puisqu’il s’agit réellement et assurément de quelque chose qui rapporte, qui accroît la productivité et qui améliore le rendement à court et à long terme.

La plupart du temps, une entreprise avec des équipements de 100,000$, 200,000$, ou plus investirait un pourcentage de ses revenus pour l’entretien et le bon fonctionnement de ces équipements. Il en va de même pour l’organisation de son entreprise. Il faut s’y consacrer également.

Les entreprises dépensent souvent des sommes énormes en main-d’œuvre par année (souvent la ressource la plus coûteuse). Il serait donc normal d’investir en organisation pour que son personnel, son équipe, soit plus efficace !

 

 

Plus de chiffres d’affaires et moins de profits?

Utilisé - Entrepreneur découragé

Le concept de profit est l’un des concepts les plus mal compris au sein des entreprises, grandes comme petites.

On travaille, on travaille, on travaille, et on « espère » être profitable.

Malheureusement, trop souvent, le profit est laissé au hasard dans les entreprises.

 

Des profits qui se planifient!

Un propriétaire d’entreprise m’a, un jour, fait part de son insatisfaction concernant son maigre profit de 50,000 $ sur un chiffre d’affaires de 7 millions de dollars alors que quelques années plus tôt, il lui restait 250,000 $ de profit avec 5 millions de dollars de chiffre d’affaires.

Est-ce causé par une mauvaise économie? L’augmentation des coûts? Est-ce tout simplement normal et la dure réalité d’être en affaire?

Eh bien, non! Cela n’a rien de normal.

Dans le cas dont il est question ici, comme dans la plupart des cas, les profits auraient dû être au rendez-vous.

 

Profit et efficacité de l’organisation.

Pas des revenus qui sont les fruits du hasard!

Il fallait d’abord déterminer les profits désirés. Combien de profits ce propriétaire aimerait réaliser? Une fois un objectif établi, réel pour l’entreprise et son propriétaire, il ne s’agissait que de planification! L’erreur de base est que la plupart des propriétaires planifient énormément de choses pour l’entreprise, soit le montant d’une dette, une provision pour risques et charges, etc. mais jamais un montant pour les profits désirés n’est considéré comme une dépense à prévoir.

À la lumière de tout cela, il ne suffit que de planifier son profit comme s’il s’agissait d’une dépense.

Cela oblige à regarder de front l’efficacité organisationnelle de son entreprise.

 

L’ingrédient clé omis pour réaliser de bons profits!

L’EFFICACITÉ DE SON ORGANISATION.

Une organisation peut comprendre, par exemple, 48 chapeaux. Chaque chapeau étant un poste avec des tâches spécifiques qui s’y rattachent.

Il y a dans chaque entreprise plus de 300 tâches à exécuter parfaitement afin que les affaires roulent bien pour l’entreprise. Il devient évident que les choses doivent être claires et que toute zone grise doit être enlevée du chemin afin d’optimiser la production, l’efficacité et donc les profits!

Il faut découvrir les actions qui ne sont pas accomplies, qui sont mal faites ou faites en partie et qui, par le fait même, occasionnent de la non-valeur et gênent directement ou indirectement le travail d’autres collègues de l’entreprise.

Prenons l’exemple du chapeau de répartiteur qui a pour tâche, entre autres choses, de saisir les données dans le système de répartition, mais qui ne s’en charge pas adéquatement, générant ainsi une surcharge inutile et inefficace aux livreurs.

Cette action mal accomplie découverte et corrigée; on peut maintenant augmenter la livraison de marchandises de 5% avec le même nombre de livreurs.

On corrige une SEULE tâche sur 300 tâches, la tâche d’un SEUL chapeau sur 48 chapeaux et cette entreprise vient déjà de gagner un potentiel de 5% de plus, et ce, sans nécessiter plus de personnel.

 

La solution au problème des profits :

L’EFFICACITÉ ORGANISATIONELLE!

Mettre de l’importance sur l’efficacité organisationnelle d’une entreprise est une approche nouvelle et très efficace qui, en fait, est directement lié aux profits. Elle demande simplement d’avoir un tableau, une structure des chapeaux, et de savoir l’utiliser correctement comme outil de diagnostic.

 

Mieux d’avoir un «trou», un poste vacant, que d’avoir un employé qui ne cadre pas à ce poste

Non utilisée - Équipe de travail 2

 

Il y a le poste, le chapeau ET la personne qui porte le chapeau.

Il y a le chapeau «Commis d’entrepôt» et, par exemple, Marc qui porte le chapeau.

Il faut définir ce qu’on attend du chapeau.

On attend de ce chapeau certains détails, certaines actions, certains critères. Ces critères doivent être définis et élevés.

Disons que Marc réussi à combler ces critères seulement qu’à 45%.

Quoi faire?

Une seule voie, rien de moins. Tout doit être mis en œuvre pour former, coacher, entraîner Marc pour qu’il respecte à 80, 85% et plus les critères demandés par le poste.

L’erreur commune!

Garder Marc à 45% et accepter que ce soit comme cela.

Soit Marc correspond aux critères, soit vous le déplacez.

Gardez Marc à ce poste est l’erreur.

Il est préférable avoir un «trou» (un chapeau avec personne sous ce chapeau), que d’avoir une personne qui, malgré la formation, ne peut faire le travail aux standards demandés.

 Placez-vous en mode radar!

Quand il y a un trou (un chapeau sans personne pour le porter), je remarque que la direction se met sur le mode radar, regarde les opportunités et trouve la perle, en persévérant.

Garder une personne qui ne correspond PAS aux critères demandés à un poste, finit par faire en sorte que la Direction accepte des critères plus bas et c’est une erreur.

Un trou (un poste vide) est plus payant que vous ne pouvez l’imaginer.

Activez votre département du personnel.

Il y a plus de main d’œuvre qui veut que vous l’imaginez. Il ne reste qu’à la former selon les critères du chapeau.

Vous voulez aller plus loin? Assistez à notre présentation sans frais ! 

 

Encadrer un nouvel employé au lieu de le juger trop vite!

lächelnde geschäftsfrau schaut über aktenordner

Tous les chefs d’entreprise le savent, bâtir une équipe de hockey en recherchant et en espérant avoir que des «Crosby» est une mentalité vouée à l’échec.

Développer l’habileté à engager une personne qui veut, qui respecte les valeurs de l’entreprise en premier lieu, avant la compétence et l’expérience est un système de plus en plus utilisé dans les entreprises.

UNE CONDITION existe pour que cela fonctionne; avoir des postes, des chapeaux bien décrits et un encadrement à la hauteur.

OFFREZ UN CHAPEAU COMPLET ET BIEN MONTÉ À VOTRE RECRUE

Un chapeau est un manuel, un cartable, contenant les informations essentielles concernant un poste permettant au porteur de ce chapeau de pouvoir bien le porter.
Lorsque vous engagez un nouvel employé, remettez-lui un chapeau complet. Cela prend quelques heures à monter un chapeau complet lorsqu’on sait s’y prendre. Quelques heures très bien investies pour voir rapidement, en quelques semaines, le vrai potentiel d’un nouvel employé.

Avec un chapeau bien monté, vous permettez à la recrue d’étudier et d’apprendre les bases d’un poste.

Vous engagez un ou une réceptionniste, compilez et remettez-lui un chapeau complet. Que la recrue l’étudie et prenez soin de vérifier sa compréhension.

NE PRÉSUMEZ PAS QUE LA RECRUE SAIT, VOUS FERIEZ UNE ERREUR COÛTEUSE.

Ensuite vient l’apprentissage sur le tas, accompagné par un «parrain». Il s’agit de continuer soi-même à faire le travail, alors que la recrue assiste, suit et accompagne le «parrain». Cette étape va permettre à la recrue de se familiariser avec les tâches du chapeau, les différentes situations et les valeurs reliées au poste en question.

NE LAISSEZ PAS ALLER LA RECRUE PAR ELLE-MÊME TANT ET AUSSI LONGTEMPS QU’ELLE NE DÉMONTRE PAS UNE CAPACITÉ À FAIRE LE TRAVAIL

Il s’agit d’être créatif et de regarder comment cela pourrait s’appliquer. Si vous pensez économiser en omettant cette étape parce qu’elle semble compliquée ou je ne sais quoi, vous payerez le prix plus tard.

Les meilleures entreprises ont un système de formation de base avec de bons chapeaux accompagné d’un système d’apprentissage sur le tas, le temps nécessaire que la recrue soit en confiance et occupe le poste de manière efficace.